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Come inviare un documento via mail con Prometeo e quali documenti posso inviare?

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Configurare i parametri Email su Prometeo

Per poter inviare la documentazione via mail direttamente da Prometeo devi configurare i relativi parametri da Archivi > Impostazioni Programma > Parametri > Parametri EMail cliccando su in alto a destra.

Si apre la seguente finestra:

Indica il Tipo documento (1). Lascia “Default” se i parametri impostati valgono per tutti i documenti che invierai da Prometeo altrimenti specifica il tipo di documento.

N.B. Puoi configurare più parametri mail, uno per ogni documento (es. l’indirizzo amministrazione@ per l’invio delle fatture; l’indirizzo segreteria@ per l’invio dei DDT; ecc.)

ATTENZIONE! L’invio delle quarte copie è ufficiale SOLO se inviato da e verso un indirizzo PEC.

Se gestisci più di un’unità locale/aziende indica la Sede Legale e l’Unità Locale (2) per cui è valida la mail configurata.

Imposta i parametri SMTP (3). Se non li conosci e non riesci a reperirli rivolgiti a chi segue la parte informatica della tua azienda.

Scrivi l’Oggetto (4) e il Testo (5) predefinito della mail che verrà inviata da Prometeo per il documento indicato.

Spostati nella sezione “Opzioni” e spunta le voci di tuo interesse:

Al termine clicca su  in alto a destra.

 

Impostare gli indirizzi mail sulle anagrafiche 

Puoi inserire l’indirizzo mail nell’apposito campo (evidenziato in immagine) sull’anagrafica di un tuo cliente/fornitore, da Archivi > Anagrafica Generale > Visualizza Anagrafiche, aprendo l’anagrafica interessata (con il doppio clic) ed entrando in modifica cliccando su :

In alternativa, se preferisci inserire più indirizzi mail e legarli all’invio di uno specifico documento clicca su e poi su (in alto a destra); si apre la seguente finestra:

Indica il Tipo documento (1) e inserisci l’indirizzo mail nel campo Destinatari (2).

Inserisci l’Oggetto (3) e il Messaggio (4) predefinito della mail se vuoi che sia personalizzato per la singola anagrafica.

Al termine clicca su  in alto a destra.

N.B. Per inserire più indirizzi mail ripeti la procedura cliccando nuovamente sul tasto .

Al termine, per salvare le modifiche dell’anagrafica, clicca su  in alto a destra.

 

Inviare i documenti

Puoi inviare qualsiasi documento stampabile da Prometeo tramite il tasto  (o simili) quando presente sulla finestra. In particolare, potrebbe interessarti l’invio dei seguenti documenti:

  • Stampa lettera 4°copia/Avvenuto conferimento, da Formulario > Stampa Lettere > Quarta copia- Avvenuto conferimento, si apre la seguente finestra:

Seleziona i FIR, clicca su e, sulla finestra che si apre, scegli la modalità di invio:

ATTENZIONE! Per inviare anche la 4°copia del formulario, non solo la lettera, è necessario che sul FIR sia stata allegata la relativa scansione come da immagine:

Seleziona i documenti, clicca su e, sulla finestra che si apre, scegli la modalità di invio:

  • Sollecito Pagamento, da Fatture e Pagamenti Cliente > Fatture clienti > Scadenzario > Stampa/Invio sollecito pagamento, si apre la seguente finestra:

Seleziona le fatture insolute e clicca su  per inviare.

 

Eventuale ripristino dell’invio mail tramite Gmail

L’invio mail potrebbe essere bloccato da Gmail in quanto qualsiasi accesso tramite le “APP meno sicure” viene disattivato. Per ripristinarlo segui questi passaggi:

  • Accedi all’account Google nella sezione “Sicurezza”

  • Attiva la “Verifica in due passaggi”. Ti viene richiesta la conferma con password e codice sul numero di cellulare abbinato alla mail

  • Clicca su “Password per le app” per predisporre una specifica password per Prometeo

  • Genera la password per Prometeo come da immagini

  

  • Copia e incolla la password in Prometeo da Archivi > Impostazioni Programma > Parametri > Parametri EMail